MARI PEDULI ARSIP

Rabu, 12 Desember 2012

MANAJEMEN ARSIP AKTIF


    Kelancaran atau keberhasilan suatu kegiatan instansi atau organisasi harus didukung oleh informasi yang tersaji dengan teliti, tepat dan cepat. Informasi itu bisa berasal dari berbagai sumber antara lain pada arsip. Agar arsip bisa tersaji dengan cepat dan tepat harus ada manajemen arsip.
   Manjemen arsip adalah suatu control yang sistematik sejak dari tahap pencipataan arsip/creation, penggunaan dan pemeliharaan (use and manintenance) dan penyusutan (disposal).
Sebagai suatu system manajemen arsip akan terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait untuk mencapai tujuan. Komponen tersebut adalah :
-       Komponen Input terdiri :
Informasi, Sumber Daya Manusia, Peralatan dan Keuangan
-       Komponen Process terdiri :
Creation, Use and Maintenance, dan Disposal
-       Komponen Output terdiri :
Informasi

Ketiga komponen tersebut akan saling mendukung untuk mencapai tujuan dari manajemen arsip yaitu kemampuan menyediakan arsip kepada orang yang benar, pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah (efisien dan efektif). Pada kenyataannya tujuan dari manajemen arsip seringkali menemui banyak hambatan, sehingga tujuan/sasaran tidak terpenuhi. Hambatan bisa saja dari factor yang menyebabkan berbagai masalah antara lain adalah menumpuknya arsip diberbagai tempat. Oleh karena itu, tidak mengherankan bahwa disetiap sudut unit kerja atau tempat-tempat yang kosong/gudang akan terlihat arsip yang menumpuk baik dengan cara diikat ataupun dengan karung. Meningkatnya volume arsip ini bisa mempersempit ruang kerja kita, disamping akan membuat pandangan yang tidak sedap di pandang mata. Arsip yang menumpuk bisa terletak di meja, dibawah meja, disudut ruangan ataupun dimana saja asal arsip bisa ditempatkan. Penumpukan arsip tersebut kadang-kadang juga bercampur dengan benda benda lain dan juga hewan serta debu yang tebal.
Pemandangan seperti ini, memang sudah menjadi gambaran umum dan melekat pada kata “Arsip” (Menumpuk, kotor dan berdebu). Orang mungkin akan menyentuh kalau tidak terdesak oleh suatu urusan. Dan memang gejalan seperti ini bisa kita lihat di berbagai tempat. Kondisi yang demikian akan terus berlangsung apabila suatu instansi atau organisasi tidak meyadari ataupun tidak mengalami kemacetan/kesulitan dalam memperoleh/mempersiapkan arsip untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas ataupun untuk kepentingan tertentu.
Dengan kondisi yang demikian maka perbedaan arsip aktif dan in aktif tidak ada sama sekali. Likasi yang ada tidak bisa mencukupi untuki menyimpan arsip. Dan hal tersebut akhirnya menjadi masalah yang sangat besar dan serius, karena akan menyangkut dana yang tidak sedikit (untuk peralatan, tempat dan SDM) disamping itu kelancaran pelaksanaan tugas tidak akan tercapai sama sekali. Data yang lengkap dan tepat tidak akan diketemukan atau bahkan arsipnya sudah hilang(dipinjam tidak kembali atau fisik arsipnya sudah termakan oleh rayap atau binatang lainnya).
Dengan adanya control yang sistematis dari tahap penciptaan sampai dengan penyusutan, maka arsip akan mengalir dengan lancar dan tidak akan berhenti di satu tempat yang akan mengakibatkan menumpuknya arsip. Arsip arsip yang sebelumnya menumpuk tidak akan berguna secara maksimal (useless), menjadi arsip yang bisa didayagunakan sebaik-baiknya (useful). Disamping itu, pemborosan waktu dalam penemuan kembali arsip akan terhindar. Dana yang dibutuhkan dalam pengelolaan juga bisa ditekan semaksimal mungkin.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar